Jak organizuję swój czas – poznaj 11 zasad, które pozwalają mi robić wszystko, co zaplanuję i to na wysokim poziomie!

Wiele osób pyta mnie, jak jestem w stanie pogodzić tak angażującą pracę (przy tym wszystkim nie pomylić jednego wesela z drugim), angażować się w projekty poboczne, mieć czas na pasje, uprawiać sport i uczestniczyć w pełni we wszystkich wydarzeniach rodzinnych. Z czystym sumieniem mogę powiedzieć, że mam czas na wszystko, co jest dla mnie ważne. I to chyba klucz do całego sukcesu 🙂

Już sama nazwa zawodu (Organizator uroczystości) zobowiązuje do tego, by być bardzo dobrze zorganizowaną 🙂

KLUCZ DO MOJEGO SUKCESU

Dziś chciałabym Wam opowiedzieć, jak organizuję czas, by nie tylko wyrabiać się ze wszystkimi obowiązkami, ale też robić to na wysokim poziomie! Podsumowałam poniżej swoje rytuały i sposoby na to, by dobrze się zorganizować. Z tych podsumowań powstała moja złota lista – 11 zasad organizacji czasu:
#1 KALENDARZ
To nie powinno być zaskoczeniem dla wielu z Was ;). Ale tak, organizuję swój czas zarówno z kalendarzem online, jak i tym papierowym. Zauważcie też, że każdy kolejny rok planuję jeszcze wtedy, gdy się nie zaczął – nie robię tego 1 stycznia :). Gdy kończy się jeden rok, przeważnie na przełomie listopada i grudnia, biorę do ręki kalendarz roczny i wpisuje w nim wszystkie ważne dla mnie daty – zaczynam od:
  • Dat związanych ze sprawami rodzinnymi np. I komunia chrześniaczki, urodziny bliskich itd.,
  • Czas urlopu (wielokrotnie przejechałam się na tym, że niezaplanowany w kalendarzu urlop po prostu się nie odbył),
  • Wizyt u lekarza,
  • Ważnych wydarzeń zawodowych (mam tu już na myśli też weekendy, które zarezerwowane są na realizację projektów weselnych). Dzięki temu już wiem z góry, ile jeszcze projektów mogę i chcę przyjąć na dany okres,
  • Zadania na dany miesiąc planuję zawsze pod koniec poprzedniego, a zadania na dzień wieczorem poprzedniego dnia.
Jeśli chodzi o kalendarz online, korzystam na co dzień z Bussines Calendar, który jest kompatybilny z bardzo popularnym Google Calendar. Dzięki temu z łatwością mogę go udostępniać innym zainteresowanym osobom. Kalendarz papierowy – cały czas szukam swojego ideału – na ten moment jest to YSS z Patison.com.pl. A ten do planowania marketingu on-line - od niezastąpionej dla mnie w tym segmencie Joanny Ceplin – kalendarz do planowania działań w social media możesz zamówić tutaj natomiast jeśli chcesz podszkolić swoje umiejętności w planowaniu i dowiedzieć się więcej o działaniach w sieci skorzystaj z jej mini kursu Zaplanuj Biznes w Mediach Społecznoścowych.
#2 LISTY ZADAŃ
To kolejna zasada, która łączy się z punktem pierwszym. Do swojego harmonogramu zarówno rocznego, miesięcznego czy dziennego wpisuję rzeczy, które są dla mnie ważne i idą w zgodzie z tym, co chcę zrealizować! Listę zadań na co dzień pilnuję w kalendarzu papierowym.
#3 WYZNACZAM KOLEJNOŚĆ ZADAŃ
Planując zadania na każdy dzień, wyznaczam kolejność ich realizacji. Te najtrudniejsze realizuję w pierwszej kolejności! Aby wyznaczyć ich kolejność, na liście muszą pozostać już tylko te, które wykonam osobiście. Jeśli interesuje Cię temat segregowania spraw pilnych, ważnych i tych mniej ważnych, napisz do mnie wiadomość. To już wyższa szkoła jazdy, ale jak bardzo potrzebna do realizacji celu :).
#4 WYZNACZAM CZAS
Przy każdym z zadań wyznaczam sobie czas na ich realizację. Czyli np. na napisanie tego artykułu mam około 2 h. Gdybym miała w kalendarzu tylko napisane „napisać artykuł o zarządzaniu czasem”, to mogłabym go pisać również dobrze przez 6 h 🙂
#5 FORMULARZ SPOTKANIA
Tak nazwałam na swój użytek listę, z którą chodzę na umówione spotkania. Sporządzam ją odpowiednio wcześniej i nanoszę na nią w punktach rzeczy, o które chcę spytać oraz wszystko, co muszę ustalić, aby spotkanie było satysfakcjonujące. Dzięki temu zapobiegam po spotkaniu pisaniu kolejnych maili z pytaniami :). Na spotkanie oczywiście wyznaczam też określony czas i bardzo często jest tak, że nie mogę rozmawiać o pierdołach, ponieważ spóźnię się na następne. To naprawdę motywuje i wprowadza samodyscyplinę!
#6 WYŁĄCZAM TELEFON
Może nie całkowicie, ale na czas pracy wyłączam wszelkie dźwięki. Nie ma dla mnie nic gorszego, niż przerywanie pracy telefonem, smsem i powiadomieniami np. z Facebooka. Jak już w trakcie pracy weźmiesz do ręki telefon, to popłyniesz – na krócej lub dłużej, ale na pewno nie zrealizujesz swojego zadania w czasie, które chciałbyś je zrealizować!
#7 JAK PRACUJĘ TO PRACUJĘ, JAK JESTEM NA WOLNYM TO JESTEM NA WOLNYM
Czy tu coś trzeba dodawać? 🙂
#8 WSTAJĘ WCZEŚNIE RANO
Dzięki temu mogę rano iść pobiegać – kondycja w zawodzie Wedding Plannera to tak samo istotna sprawa jak znajomość rodzajów ślubu :). A gdy większość zaczyna pracę o 8, ja już mam na liście zrealizowane przynajmniej 3 zadania dnia 🙂
#9 KOŃCZĘ JEDNO ZADANIE I DOPIERO ZACZYNAM NASTĘPNE
Nie zaczynam kolejnego zadania, gdy nie skończę poprzedniego – uwielbiam mieć sprawy zamknięte do końca.
#10 WYKORZYSTUJĘ KAŻDY MOMENT
Moja praca wiąże się często z wyjazdami i opuszczaniem biura. W sezonie ślubnym w biurze czas spędzam przeważnie tylko 3 dni. Pracuję zatem wszędzie tam, gdzie muszę. Jeśli mam np. pilnie umówioną rozmowę skype, nie czekam na ładne tło za mną (swoją drogą bardzo często realizuje je w samochodzie 🙂 ). Nie dziw się jak zobaczysz mnie pracującą na lotnisku, u fryzjera albo na plaży :). Uwielbiam też łączyć zadania – gdy biegam słucham audiobooków, gdy jestem na spacerze z psem, nadrabiam rozmowy telefoniczne z bliskimi itd.
#11 DELEGUJĘ
To element, do którego dojrzewałam dość długo, ale na ten moment jestem już przekonana o tym, że wiele zadań są w stanie zrobić inne osoby (a nawet zrobią to lepiej niż ja) :). Z tego miejsca serdecznie pozdrawiam moją asystentkę Karolinę! Jeśli chcesz z sukcesem prowadzić biznes, ale też mieć czas na rodzinę i pasję zacznij delegować. Przecież nie musisz sam prowadzić księgowości prawda? Wiem, że w planowaniu i organizowaniu jestem dobra, ale wiem, że i też Ty możesz tego się nauczyć. Kiedyś już tu pisałam, że to jedna z tych rzeczy, którą uwielbiam w tej pracy ( możesz przeczytać o tym we wpisie "8 rzeczy, które najbardziej kocham w swojej pracy"). Jestem ciekawa, jaki jest Twój największy problem w organizacji czasu – napisz proszę poniżej w komentarzu! Ściskam Was ciepło i przechodzę do kolejnego zadania na dziś! p.s. Gdy jesteśmy przy zarządzaniu swoim czasem – pracuję nad jednym z projektów – jeśli chcesz być poinformowany w pierwszej kolejności koniecznie zapisz się do naszego newslettera.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.