Wiele osób pyta mnie, jak jestem w stanie pogodzić tak angażującą pracę (przy tym wszystkim nie pomylić jednego wesela z drugim), angażować się w projekty poboczne, mieć czas na pasje, uprawiać sport i uczestniczyć w pełni we wszystkich wydarzeniach rodzinnych. Z czystym sumieniem mogę powiedzieć, że mam czas na wszystko, co jest dla mnie ważne. I to chyba klucz do całego sukcesu 🙂
Już sama nazwa zawodu (Organizator uroczystości) zobowiązuje do tego, by być bardzo dobrze zorganizowaną 🙂KLUCZ DO MOJEGO SUKCESU
Dziś chciałabym Wam opowiedzieć, jak organizuję czas, by nie tylko wyrabiać się ze wszystkimi obowiązkami, ale też robić to na wysokim poziomie! Podsumowałam poniżej swoje rytuały i sposoby na to, by dobrze się zorganizować. Z tych podsumowań powstała moja złota lista – 11 zasad organizacji czasu:#1 KALENDARZ
To nie powinno być zaskoczeniem dla wielu z Was ;). Ale tak, organizuję swój czas wykorzystując KALENDARZ 🙂 I tu już może pojawić się Twoje zaskoczenie do pracy wykorzystuję zarówno kalendarz online, jak i ten papierowy. Kalendarz papierowy daje mi dodatkową możliwość wpisywania na bieżąco zadań do wykonania na każdy dzień, w terminarzu on-line wpisuję przede wszystkim umówione spotkania i terminy projektów.
A gdy już jesteśmy przy terminach. Każdy kolejny rok planuję jeszcze wtedy, gdy się nie zaczął – wiem, że większość robi to po 1 stycznia 🙂 (wraz z postanowieniami noworocznymi 🙂 )
Zatem jak to działa u mnie? Gdy kończy się jeden rok, przeważnie w okolicach listopada, biorę do ręki kalendarz roczny i wpisuje w nim wszystkie ważne dla mnie daty – zaczynam od:
- Dat związanych ze sprawami rodzinnymi np. ważne dla mnie uroczystości rodzinne np. komunie, wesela, urodziny bliskich itd.,
- Czas urlopu (wielokrotnie przejechałam się na tym, że niezaplanowany w kalendarzu urlop po prostu się nie odbył),
- Wizyt u lekarza,
- Ważnych wydarzeń zawodowych (mam tu już na myśli też weekendy, które zarezerwowane są na realizację projektów weselnych). Dzięki temu już wiem z góry, ile jeszcze projektów mogę i chcę przyjąć na dany okres,
- Terminy szkoleń, tych które sama przeprowadzam i tych w których będę uczestniczyć jako uczeń. Gdy piszę ten artykuł wiem już np. na jakim szkoleniu będę się uczyć 27.10.2018 daje mi to łatwość do planowania budżetu i wyjazdów dodatkowych. Gdy wiem, że szkolenie odbędzie się w Łodzi mogę do tego dopasować wyjazd biznesowy lub rodzinny, który odbywa się np. na tej trasie. Zadania na dany miesiąc planuję zawsze pod koniec poprzedniego miesiąca, a zadania na dzień wieczorem poprzedniego dnia.
#2 LISTY ZADAŃ
To kolejna zasada, która łączy się z punktem pierwszym. Do swojego harmonogramu zarówno rocznego, miesięcznego czy dziennego wpisuję zadania do zrealizowania, które wynikają z postawionych celów, a co znaczy, że są to zadania, które są dla mnie ważne i idą w zgodzie z tym, co chcę zrealizować! Listę zadań na co dzień pilnuję w kalendarzu papierowym.
#3 WYZNACZAM KOLEJNOŚĆ ZADAŃ
Planując zadania na każdy dzień, wyznaczam kolejność ich realizacji. Te najtrudniejsze realizuję w pierwszej kolejności! Aby wyznaczyć ich kolejność, na liście muszą pozostać już tylko te, które wykonam osobiście. Jeśli interesuje Cię temat segregowania spraw pilnych, ważnych i tych mniej ważnych, napisz do mnie wiadomość. To już wyższa szkoła jazdy, ale jak bardzo potrzebna do realizacji celu :).#4 WYZNACZAM CZAS
Przy każdym z zadań wyznaczam sobie czas na jego realizację. Czyli np. na napisanie tego artykułu mam 2 h. Gdybym miała w kalendarzu tylko napisane „napisać artykuł o zarządzaniu czasem”, to mogłabym go pisać również dobrze przez 6 h 🙂#5 FORMULARZ SPOTKANIA
Tak nazwałam na swój użytek listę, z którą chodzę na umówione spotkania. Sporządzam ją odpowiednio wcześniej i nanoszę na nią w punktach rzeczy, o które chcę spytać oraz wszystko, co muszę ustalić, aby spotkanie było satysfakcjonujące. Dzięki temu zapobiegam po spotkaniu pisaniu kolejnych maili z pytaniami :). Na spotkanie oczywiście wyznaczam też określony czas i bardzo często jest tak, że nie mogę rozmawiać o pierdołach, ponieważ spóźnię się na następne. To naprawdę motywuje i wprowadza samodyscyplinę!
#6 WYŁĄCZAM TELEFON
Może nie całkowicie, ale na czas pracy wyłączam wszelkie dźwięki. Nie ma dla mnie nic gorszego, niż przerywanie pracy telefonem, smsem i powiadomieniami np. z Facebooka. Jak już w trakcie pracy weźmiesz do ręki telefon, to popłyniesz – na krócej lub dłużej, ale na pewno nie zrealizujesz swojego zadania w czasie, które chciałbyś je zrealizować!#7 JAK PRACUJĘ TO PRACUJĘ, JAK JESTEM NA WOLNYM TO JESTEM NA WOLNYM
Czy tu coś trzeba dodawać? 🙂#8 WSTAJĘ WCZEŚNIE RANO
Dzięki temu mogę rano iść pobiegać – kondycja w zawodzie Wedding Plannera to tak samo istotna sprawa jak znajomość rodzajów ślubu :). A gdy większość zaczyna pracę o 8, ja już mam na liście zrealizowane przynajmniej 3 zadania dnia 🙂
#9 KOŃCZĘ JEDNO ZADANIE I DOPIERO ZACZYNAM NASTĘPNE
Nie zaczynam kolejnego zadania, gdy nie skończę poprzedniego – uwielbiam mieć sprawy zamknięte do końca.#10 WYKORZYSTUJĘ KAŻDY MOMENT
Moja praca wiąże się często z wyjazdami i opuszczaniem biura. W sezonie ślubnym w biurze czas spędzam przeważnie tylko 3 dni. Pracuję zatem wszędzie tam, gdzie muszę. Jeśli mam np. pilnie umówioną rozmowę skype, nie czekam na ładne tło za mną (swoją drogą bardzo często realizuje je w samochodzie 🙂 ).
Nie dziw się jak zobaczysz mnie pracującą na lotnisku, u fryzjera albo na plaży :). Uwielbiam też łączyć zadania – gdy biegam słucham audiobooków, gdy jestem na spacerze z psem, nadrabiam rozmowy telefoniczne z bliskimi itd.
#11 DELEGUJĘ
To element, do którego dojrzewałam dość długo, ale na ten moment jestem już przekonana o tym, że wiele zadań są w stanie zrobić inne osoby (a nawet zrobią to lepiej niż ja) :). Z tego miejsca serdecznie pozdrawiam moją asystentkę Karolinę! Jeśli chcesz z sukcesem prowadzić biznes, ale też mieć czas na rodzinę i pasję zacznij delegować. Przecież nie musisz sam prowadzić księgowości czy przygotowywać grafik do ofert i kanałów społecznościowych prawda? Wiem, że w planowaniu i organizowaniu jestem dobra, ale wiem, że i też Ty możesz tego się nauczyć. Kiedyś już tu pisałam, że to jedna z tych rzeczy, którą uwielbiam w tej pracy ( możesz przeczytać o tym we wpisie "8 rzeczy, które najbardziej kocham w swojej pracy"). Jestem ciekawa, jaki jest Twój największy problem w organizacji czasu – napisz proszę poniżej w komentarzu! Ściskam Was ciepło i przechodzę do kolejnego zadania na dziś!
szkolenie wedding planner
Dodaj komentarz